Menjayakan 5S (Catitan Ringkas yaba Jun 2007)

The Why? And What To Do? Amalan 5S

Theme:
“SUCCESS THROUGH TOTAL INVOLVEMENT OF ALL EMPLOYEE”

Faedah-Faedah Amalan 5S Di Pejabat

1. Memastikan Kebersihan,Keselamatan dan Kesihatan di pejabat
2. Sebagai satu mekanisma ‘Team-Building’ seterusnya Meningkatkan ‘Team-Work’ dalam Organisasi
3. Menerapkan sikap bertanggungjawab (Self-Responsibility Culture)
4. Memastikan setiap ruang dan harta pejabat digunakan dan diselenggarakan sebaiknya
5. Penghayatan ‘Tonggak 12’ iaitu Menghargai Masa, Keseronokan Bekerja, Ketekunan Membawa Kejayaan, Keutamaan Kesabaran, Ketinggian Peribadi, Kekuatan Sifat Baik Hati, Kemuliaan Kesederhanaan, Kebijaksanaan Berkhemah, Peningkatan Bakat dan Nikmat Mencipta.
6. Menimbulkan keceriaan tempat kerja
7. Pengesanan Fail dan dokumen dapat dibuat dalam masa kurang dari 30 saat
8. Memastikan sistem ’parking’ ’label’ dan index’ serta ’visual-management’ diamalkan secara berkesan untuk pengesanan (traceability) maklumat oleh pegawai bertugas dan sesiapa sahaja dalam organisasi
9. ’Delivery System’ kepada pelanggan dalaman dan luaran
berjalan lancar
10. Amalan penambahbaikan dan perubahan berterus-terusan
11. Meningkatkan produktiviti dan kualiti seterusnya imej jabatan.

Tugas Zon

1. Mesyuarat Minima Sekali dalam Sebulan- Fail perlu ada
2. Pembahagian tugas 3S kepada setiap ahli zon
3. Pembahagian ’ownership’(tanggungjawab penjagaan) setiap harta gunasama di dalam zon
4. Memastikan pengesanan kurang dari 30 saat untuk dokumen dan fail dipatuhi
5. Sistem ’traceability’ iaitu ’parking’, ’label’, ’index’ dan ’visual-management’ digunakan secara berkesan
6. Memberi nama zon yang sesuai dengan persetujuan Jabatan.

Tugas Jawatankuasa

Jawatankuasa Promosi---mesti ada
1. Mewar-warkan aktiviti 5S menggunakan media cetak , e-mel , t-shirt, badge dsb
2. Anjurkan Gotong-royong
3. Bertanggungjawab kepada Sudut 5S
4. Mewujudkan rangsangan Amalan 5S seperti mengadakan pertandingan dengan hadiah, piala pusingan dsb
5. Fail Aktiviti yang kemaskini


Jawatankuasa Audit –mesti ada
1. Menjalankan audit dalaman bulanan
2. Membantu audit luar
3. Membuat laporan kelemahan selepas audit
4. Mempamerkan keputusan
5. Fail Aktiviti yang kemaskini

Jawatankuasa Latihan – mesti ada

1. Menganjurkan program taklimat,latihan dan lawatan
2. Memastikan semua kakitangan memahami ’philosophy’ dan konsep 5S
3. Fail Aktiviti yang kemaskini

Jawatankuasa Pengekalan
1. Memastikan amalan 5S berterusan dengan menggunakan kaedah ’Full-Circle-Appraisal’ dsb
2. Membuat ’Guideline Amalan 5S’
3. Fail aktiviti yang kemaskini

Jawatankuasa Sekretariat
1. Mesyuarat Jawatankuasa Induk Sebulan Sekali
2. Fail Induk Amalan 5S yang kemaskini
3. Menguruskan ’Management Review’
4. Menguruskan ’Recognition’ pemenang ’best-drawer’, ’best kept-place’, ’best zone’ , ’best-multimedia’ bulanan dll pertandingan bulanan/tahunan anjuran J/kuasa promosi dan berdasarkan keputusan J/kuasa Audit
5. Urusetia kepada taklimat 5S dan lawatan 5S
6. Sedia Dokumentasi lengkap untuk persembahan semasa hari audit persijilan dan audit anugerah kebangsaan

Jawatankuasa Multimedia
1. Memastikan setiap zon merakam ’Journey To 5S’ masing-masing untuk tujuan pertandingan antara zon
2. Menghasilkan rakaman ‘Journey To 5S…..’
3. Fail aktiviti yang kemaskini

Jawatankuasa Standad
1. Memastikan Standad 3S pertama diamalkan
2. Menjalankan ujian masa pengesanan 30 saat dipatuhi
3. Fail aktiviti yang kemaskini

Jawatankuasa R&D
1. Mengenalpasti Keistemewaan 5S yang khusus
2. Pendokumentasian semua inovasi setiap zon bagi pencalunan ’Excellence Example of 5S’ untuk anugerah 5S Kebangsaan
3. Fail aktiviti yang kemaskini

Rangsangan Amalan 5S dicadangkan:
1. Piala Pusingan Johan, Naib Johan dan ke 3 untuk Best Zone dan Best Multimedia
2. Piala Johan, Naib Johan dan Ketiga Best Drawer & Best Kept-place
3. Hadiah Tahunan mengikut pekeliling Hari... Johan Zon RM300 Naib Johan RM200 dan Ketiga RM100

Nota: Dicadangkan Hadiah dan piala pusingan disumbang oleh .....

18 Januari 2007
Update: 05/06/07