Amalan 5S Jabatan Pendaftaran Negara (JPN)

Pelaksanaan Amalan 5S telah memberi impak yang besar
kepada jabatan dan kakitangan. Amalan 5S bukan sahaja
memberi kesan kepada persekitaran pejabat tetapi juga kepada
aspek kualiti yang lain seperti kualiti kerja dan kualiti peribadi
kakitangan. Impak pelaksanaan Amalan 5S ini dapat
dipecahkan kepada 4 kategori utama iaitu:
i) Persekitaran kondusif, berkualiti dan selamat. Amalan 5S
telah menjadikan persekitaran pejabat yang lebih
kondusif, selesa, ceria dan menarik. Ini maka akan
memberi dorongan kepada anggota JPN merasa lebih
seronok dan bersemangat untuk bekerja. Di samping itu,
pelanggan dan pelawat yang berurusan di jabatan akan
merasa selesa dan tenang apabila berada di pejabat.
Amalan 5S juga telah menjadikan persekitaran pejabat
yang lebih berkualiti dan selamat untuk kakitangan serta
pelanggan. Ini berlaku apabila semua peralatan serta
mesin berada di tempatnya, tersusun dan teratur di
samping penyelenggaraan peralatan yang berkaitan
keselamatan diselenggara dengan berjadual.
ii) Mempercepatkan tugas. Peningkatan kualiti kerja ini
merangkumi semua aspek kerja kakitangan terutamanya
dalam mencapai sesuatu fail dan peralatan.
Pengurangan masa capaian ini telah berjaya
meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja kakitangan
dan jabatan terutama dalam aspek pengurusan fail/doket
dan capaian peralatan/alat tulis. Dengan menggunakan
konsep di dalam Amalan 5S iaitu Seisi (Susun),
pengurusan fail dan doket adalah lebih cekap, sistematik
dan selamat.
iii) Mengurangkan pembaziran. Amalan 5S yang telah
dilaksanakan berjaya mengurangkan banyak pembaziran
dalam jabatan seperti mengurangkan pembaziran masa
dan mengurangkan pembaziran wang Jabatan dengan
melaksanakan Amalan 5S pada Sistem Pengurusan Fail
Jabatan. Ianya juga dapat mengurangkan pembaziran
masa mencari dan kos penggantian fail/alat
tulis/peralatan yang tidak dapat dikesan atau hilang.
iv) Kakitangan berkualiti, kreatif dan cemerlang. Kesankesan
sebelum ini iaitu persekitaran kondusif, berkualiti
dan selamat, mempercepatkan tugas dan mengurangkan
pembaziran turut memberi kesan besar kepada
kakitangan. Amalan 5S telah berjaya menanam dan
meningkatkan nilai-nilai positif di dalam diri kakitangan
seperti bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin,
kerja berpasukan, bangga dengan jabatan dan sayang
kepada jabatan. Ini adalah kerana Amalan 5S
melibatkan semua kakitangan dan amalan ini sentiasa
perlu diamalkan. Pada keseluruhannya, sehingga akhir bulan Julai 2009, hampir
kesemua Ibu Pejabat JPN Negeri telah memperoleh persijilan 5S.